Título del puesto: Asistente administrativa
Resumen del puesto:
Buscamos a una persona altamente motivada que quiera desarrollar una serie de habilidades como: organización, compasión, empatía, programación, comunicación, gestión del tiempo y gestión de proyectos. Esta persona apoyará las operaciones administrativas diarias y ayudará a mantener nuestro equipo funcionando de forma eficiente. Este puesto es responsable de gestionar las llamadas entrantes, coordinar los horarios de las inspecciones y
trabajo de remediación y gestión de correspondencia por correo electrónico.
El candidato ideal es detallista, profesional, capaz de comunicarse con claridad y entusiasta sobre el crecimiento personal y profesional.
Responsabilidades clave
Apoyo Administrativo y de Oficina
El AA servirá como punto de contacto central para la propiedad y las operaciones. Ellos ayudarán
asegurar que las tareas de comunicación, programación y administración se gestionen correctamente y
eficientemente.
Las responsabilidades incluyen:
● Contestar y dirigir llamadas entrantes de manera profesional y cortés.
● Responder a consultas de clientes, proveedores y equipos internos por teléfono y correo electrónico.
● Coordinar y gestionar la correspondencia por correo electrónico, incluyendo seguimientos y programación
confirmaciones y comunicación general.
● Mantener registros, archivos, calendarios y documentación organizados.
● Apoyar al liderazgo con tareas administrativas, informes y coordinación diaria.

Programación y coordinación
Este puesto desempeñará un papel clave en la coordinación del trabajo de los miembros del equipo de campo y en la garantía
Las inspecciones, remediaciones y proyectos se programan correctamente.
Las responsabilidades incluyen:
● Programar inspecciones, citas de remediación y visitas relacionadas con proyectos para el equipo
miembros.
● Coordinar calendarios y comunicar los detalles de la programación a clientes, empleados,
proveedores y liderazgo.
● Hacer llamadas de seguimiento sobre citas, actualizaciones de proyectos, presupuestos,
Artículos pendientes y preguntas de los clientes.
● Seguimiento de inspecciones próximas, trabajos activos, plazos de proyectos y seguimientos pendientes.
● Comunicar los cambios de horario de forma rápida y profesional.
● Ayudar a mantener los proyectos organizados desde el primer contacto hasta su finalización.

Seguimiento de inventario y pedidos
Este puesto ayudará a los líderes en el seguimiento del inventario de oficina y operativo para garantizar
Los suministros y materiales están disponibles cuando se necesitan.
Las responsabilidades incluyen:
● Ayudar a controlar los niveles de inventario de suministros, materiales y equipos.
● Ayuda a identificar artículos que necesitan ser repedidos.
● Colocar o coordinar órdenes según las indicaciones del liderazgo.
● Comunicarse con los proveedores sobre la disponibilidad de productos, precios, pedidos y entrega
Plazos.
● Mantener registros organizados de inventario y ayudar con revisiones periódicas de inventario.

No se requiere experiencia profesional previa.
Cualificaciones deseadas y lo que obtendrás obtener:
● Se requiere experiencia con Microsoft Excel, Microsoft Word y plataformas de correo electrónico.
● Se prefieren habilidades sólidas de comunicación telefónica, correo electrónico y escrito.
● Habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
● Profesional, fiable y detallista.
● Cómodo trabajando con clientes, proveedores, personal de campo y liderazgo.
● Dominio de sistemas informáticos básicos, correo electrónico, calendarios, hojas de cálculo y oficina
software.
● Capacidad para aprender software específico de la empresa, plataformas de planificación, sistemas contables, o
Herramientas de gestión de proyectos.

Habilidades preferidas
● Gran atención al detalle y precisión.
● Capacidad para cumplir con tareas sin recordatorios frecuentes.
● Mentalidad de atención al cliente con un estilo de comunicación calmado, empático y profesional.
● Capacidad para resolver problemas y disposición a tomar la iniciativa.

Este puesto comienza en oficina, con flexibilidad para teletrabajar ocasionalmente según sea necesario, y
requiere comunicación frecuente por teléfono, correo electrónico y sistemas internos. AA
trabajará estrechamente con la dirección, el personal administrativo, los miembros del equipo de campo, los proveedores y
clientes para apoyar las operaciones diarias y la coordinación de proyectos.
Estructura de Reporte
El AA informará directamente a la dirección de la empresa o a las operaciones designadas
Responsable y trabajará estrechamente con los miembros del equipo en toda la administración, el campo y el proyecto
operaciones.
Candidato ideal
El candidato ideal es alguien que quiera crecer tanto a nivel personal como profesional. Alguien que disfrute de un rol de apoyo. Y lo son
cómodo contestando teléfonos, coordinando horarios, haciendo seguimiento con los clientes, apoyando
funciones básicas de contabilidad y ayudar a la dirección a mantenerse organizado. Se enorgullecen de la precisión,
Comunicación y mantener los proyectos y las personas enfocados.